En la mitología griega, Chronos fue la personificación del tiempo y era representado en la forma de un anciano alado con una hoz en una mano y un reloj de arena en la otra. Todavía es común ver esculturas de Chronos en cementerios, mirando las tumbas, donde refleja sus características principales: imparable e irreversible.

En el artículo “Los no tan nuevos principios de la guerra”, comenté como en tiempos de transparencia, probidad y accountability los líderes con sobrecarga de trabajo administrativo, requieren de una creciente necesidad de generar espacios de tiempo para dedicarlos a sus subordinados. En ese trabajo, quedó pendiente el compromiso de comentar sobre una metodología para gestionar el tiempo, ser administrativamente eficiente y tener espacios para transmitir personalmente el “por qué” a los subordinados.

Intentando saldar la deuda, quiero iniciar reforzando la idea de que así como el tiempo es clave en la administración diaria, también es una variable de análisis militar de suma importancia. En el nivel táctico es considerada dentro de en los factores METTT-C[1], donde es común confundir la variable “tiempo cronológico” (disponible para el cumplimiento de la misión) con “tiempo atmosférico”, el cuál siempre se debe analizar en relación al terreno. Sin ir más lejos, nuestro modelo táctico-operacional -la guerra de maniobras- se basa en quebrar el ciclo de toma de decisiones adversario, lo que requiere de la utilización de la variable tiempo de forma más eficiente, es decir el tiempo es gestionable.

Conceptualmente, la gestión del tiempo podría ser definida como la adecuada distribución del tiempo de trabajo de un individuo en relación a las distintas tareas que tiene que cumplir, con el propósito de ser lo más productivo posible. Sin embargo, hasta ahora solo teoría… La pregunta clave es ¿Cómo generar más tiempo para romper el ciclo de decisiones adversario, salir de la oficina, estar en contacto con los subordinados o simplemente dar rienda suelta al ocio? Creo que una respuesta se encuentra en la siguiente cita:

“Tengo dos tipos de problemas, el urgente y el importante. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente”

La frase anterior es atribuida al ex presidente de EE.UU. Dwight D. Eisenhower, quien además de haber planificado y comandado la reconquista de África y posteriormente de Europa durante la II Guerra Mundial, se dice, tenía una habilidad única para “hacer todo cuando se requería que se hiciese”. Mikael Krogerus en “The Decision Book” nos entrega su receta, conocida como la Matriz Eisenhower o la Caja de Eisenhower; es un simple diagrama que permite clasificar cada una de nuestras tareas considerando las variables de urgencia e importancia, y de esta forma, tomar la acción pertinente.

El consejo es el siguiente, imprima la matriz y al sentarse a administrar sus tareas en forma diaria o semanal, clasifíquelas en función de su urgencia e importancia y luego decida que hacer con ellas conforme a lo siguiente:

1. HACER: Constituye todo lo indelegable, de impacto inmediato y de consecuencias graves en caso de no ser solucionar a tiempo. Estas requieren de atención y acción inmediata.
2. PLANIFICAR: Son las tareas a largo plazo, de carácter estratégico. Normalmente son las que contribuirán a grandes cambios organizacionales o desarrollo personal, pero se debe tener consciencia que requieren de mucha constancia y disciplina para llevarlas a cabo con éxito.
3. DELEGAR: Tareas que las pueden realizar tus subordinados. Para ellas se deben planificar los tiempos de control o fiscalización de su cumplimiento, son buenas oportunidades para evaluar el desempeño de tus subordinados (para ellos serán tareas del primer cuadrante, importantes y urgentes) y también son oportunidades para desarrollarlos como líderes bajo tu adecuada guía. No debes olvidar que el responsable final sigues siendo tú.
4. ELIMINAR: El análisis de las tareas de este grupo te permitirá hacerte una idea respecto cuanto tiempo estas utilizando en actividades que no aportan valor, determinar en que pierdes el tiempo y enfocarte en utilizarlo eficazmente traspasándolo al cuadrante 1 o 2.

Por último, se debe tener presente que las personas no cambian mediante el pensamiento, sino mediante la acción. Es decir, llevando a la práctica un nuevo comportamiento hasta convertirlo en hábito. Una vez que hayas formado el hábito, este proceso será innato y podrías llegar a ser como Eisenhower…

Sin duda alguna Chronos es un adversario formidable, ni el líder más competente dotado del Ejército más entrenado podrá derrotarlo. En consecuencia, son los mismos líderes los encargados de gestionar adecuadamente su tiempo en el presente, para tener libertad de acción en el futuro.

 

Notas al pie de página

[1] Misión, Enemigo, Terreno y tiempo atmosférico, TIEMPO, Tropas disponibles y Consideraciones Civiles.